Wertschätzende Webmeetings: 12 vielleicht wertvolle Tipps

„Hallo, ich hör euch nicht mehr!“ „Wer ist da so laut?“ „Könnt ihr die Kamera bitte abschalten?“

Alles Sätze, die wir derzeit immer wieder hören. Webmeetings mit unterschiedlichen Tools bestimmen gerade das Berufsleben. Für manche schon gewohnt, aber trotzdem sind die Spielregeln noch nicht immer klar und das führt zu Frustrationen, anstrengenden und nicht zufriedenstellenden Meetings. Nach dem Abdrehen bleibt man allein zurück.

Frau sitzt am Laptop; Foto: Pixabay
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Bei Webmeetings geht eine ganz wesentliche Dimension verloren. Wir wissen schon lange, das gesprochene Wort ist immer nur ein kleiner Teil der Kommunikation, Körpersprache, energetisches Auftreten, Stimmlage und vieles mehr gehören zu einer kompletten und zufriedenstellenden Kommunikation. Umso wichtiger ist, dass man bei Webmeetings Spielregeln befolgt und einige Tipps berücksichtigt, damit wertschätzende Kommunikation möglich ist.

  1. Machen Sie sich vorab mit der Technik vertraut. Das kann auch sehr spielerisch erfolgen, indem sie ein Meeting zum Kennenlernen einberufen und ausprobieren, wie was funktioniert. Je mehr Fehler passieren, desto besser, davon kann man lernen. Und haben Sie Spaß dabei.
  2. Seien Sie pünktlich. Bei Webmeetings bedeutet das 5 Minuten vorher im Raum zu sein. Überprüfen Sie die Technik und bereiten Sie alle benötigten Unterlagen vor, sodass diese auch digital schnell und einfach zur Verfügung stehen.
  3. Legen Sie einen Moderator fest, der durch die Agenda führt, bei Unklarheiten festlegt, wer an der Reihe ist, im Blick hat, ob noch alle gut angebunden sind und gegebenenfalls die Menschen ins Meeting wieder hereinholt, unterbricht und festlegt wann auf Plan B (anderes Tool) zurückgegriffen wird.
  4. Legen Sie vorab, die zu besprechenden inhaltliche Punkte fest (Agenda). Verwenden Sie dazu ein passendes Tool, das zu dem jeweiligen Meeting passt.
  5. Trennen Sie die Rolle von Moderation und Protokollführenden. Am Ende jedes Meetings werden die besprochenen Punkte noch einmal durchgegangen und Verantwortlichkeiten und Termine geklärt.
  6. Begrüßen und verabschieden Sie sich auf jeden Fall mit der angestellten Kamera. Das verbindet und gibt menschlichen Halt. Legen Sie fest, ob die Kamera durchgehend laufen kann oder das die Datenleitung überfordert.
  7. Haben Sie einen Plan B, ein zweites Tool, wenn das Haupttool durch technische Schwierigkeiten die Sitzung oft unterbricht.
  8. Bis auf den Moderator sollte nur der das Mikrofon angestellt haben, der am Wort ist. Sie vermeiden so Nebengeräusche und gleichzeitige Wortmeldungen oder Einwürfe. Nutzen Sie die Chatfunktion, um sich für Wortmeldungen zu melden.
  9. Sie können auch festlegen, dass jede Wortmeldung mit dem Namen eröffnet werden soll. Das ist besonders bei Meetings mit noch unbekannten Personen, deren Stimmen noch weniger vertraut sind, sinnvoll.
  10. Commitment im Webmeeting funktioniert anders. Die Frage: „Sind mit diesem Punkt alle einverstanden?“ funktionieren gerade in einer größeren Gruppe nur schwer. Hängen Sie an die Frage folgende Aufforderung. „Ich zähle bis 3, wenn sich dazu keiner meldet, dann vereinbaren wir das so.“ Dann zählen Sie bis 3 und geben so die Möglichkeit für ergänzende oder kontroversen Meldungen.
  11. Die Wortmeldungen sollten sich auf das Wesentliche konzentrieren, zu lange Statements ermüden in Webmeetings noch mehr als bei normalen Meetings.
  12. Auch wenn die Kameras abgedreht sind, schweifen Sie nicht ab oder machen Sie andere Dinge nebenbei. Der andere merkt das und fühlt sich nicht wertgeschätzt.

Es gibt auch eine ganze Menge Vorteile von Web-Meetings. Sie sind deutlich zielorientierter, sollten zeitlich nicht über 90 Minuten hinausgehen und durch eine bessere und klarere Vorbereitung kommt man zu schnelleren Ergebnissen. Wir erleben gerade eine deutlich größere Effektivität bei Meetings und das ist gut so.

Jedoch: Vergessen Sie die Menschlichkeit nicht und lassen Sie am Anfang und am Ende genügend Zeit für Persönliches. Small Talk ist keine Zeitverschwendung, sondern trägt zur Seelenhygiene und der derzeit viel zu gering vorhandenen Verortung bei, die wir Menschen zum Existieren brauchen.

Und eines noch zur Entlastung zum Schluss: Das perfekte Meeting gibt es nicht. Weder “face to face“ noch im Web. Selten ist es so, dass ein Webmeeting ohne technische Probleme über die Bühne geht, nicht alles kann immer sofort zufriedenstellend geklärt werden und es können nicht alle Teilnehmerinnen und Teilnehmer immer perfekt mitgenommen werden. Haben Sie Mut Fehler zu machen, das stärkt (wiederum) die menschliche Seite der virtuellen Welt.

Über weiter Tipps und Tricks, Ergänzungen und besonders andere Sichtweisen freue ich mich. Lassen Sie mir diese ganz einfach unter office@alfredschierer.at zukommen.

09.04.2020